GESTION ANNONCES D’ABSENCES, NANT
Historique, contexte et auto-évaluation du projet de gestion des annonces d'absences.
Diagnostic
Point sur l’organisation du service de nuit à la clinique de Nant, psychiatrie de l’Est Vaudois.
Hypothèse
Postulat propre à apporter une meilleure gestion des annonces d'absences à la clinique de Nant.
Choix de la stratégie
Méthode mise en place et politique appliquée dans le cadre de la gestion des annonces d'absence.
Planification
Planification et exécution du plan d'action mis en place dans le cadre du projet.
Evaluation du plan d'action
Evaluation des premières étapes réalisée entre l’équipe de nuit et le service de l’informatique.
PRESENTATION DU PROJET
Actuellement il n’est possible d’évaluer qu'une première partie de la mise ne place de ce projet de gestion des annonces d'absences :
le travail réalisé auprès de l’équipe de nuit et celui accompli avec le service informatique.
Avec l’équipe de nuit, des rencontres du groupe de travail ont assez vite été organisée.
Les divers disfonctionnements ont été mis en évidence et une solution satisfaisante s'est dessinée.
Cette solution répond parfaitement aux besoins et attentes des responsables et des veilleurs de nuit, elle a reçu le soutien de l’équipe.
La solution proposée semblait la solution la plus adéquate.
Les outils utilisés ont bien aidé à avancer dans l’élaboration du projet.
Il n’est ressorti que des leaders positifs sans le moindre leader négatif.
Il n’est pas possible d’évaluer les indicateurs pour l’instant.
Le service informatique a su répondre aux attentes.
Les exigences sont multiples : médico légales, techniques, etc.
Il a été possible d'obtenir satisfaction ; les documents sont réalisables et utilisables.
C’est un problème de mise à jour automatique de ces documents qui perturbe la mise place du système en version Beta.
Ce problème n’est toujours pas résolu et aucune échéance ne peut être fixée.
A l’heure actuelle des inconnues restent d’actualité.
Il est impossible de présager du déroulement de la réunion des responsables de l'équipe de nuit avec les infirmiers chef de garde de jour et ce qui en découlera.
L'homologation du projet par la direction reste aussi une inconnue.
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Avec l’arrivée d'une Icus adjointe et de son regard neuf la direction de l'équipe de nuit a été amenée à prendre du recul et à faire le point sur l’organisation du service de nuit.
C’est ainsi qu’en 2008 lors des évaluations individuelles, lors d’entretien informels, un climat d’insatisfaction, d’insécurité, accompagné de plaintes et de revendications a été ressenti.
Le problème se situe au niveau de l’annonce d’absence donnée durant la journée.
Les collaborateurs expriment leur difficulté à trouver le bon interlocuteur, ils regrettent que l’interlocuteur ne soit pas leur responsable.
Lorsqu’ils trouvent un interlocuteur, une question reste : que devient l’information donnée ?
La première conséquence directe d'un problème de transmission étant de se trouver, la nuit venue, avec une équipe en sous-effectif.
Les membres de l'équipe de nuit en déduisent que les horaires de présence des 2 responsables de l’équipe ne conviennent pas.
En instaurant un système de garde quotidien pour l’Icus et l'Icus adjointe de nuit, une bonne réception, une bonne transmission des annonces d'absenses et une bonne gestion des informations données par les collègues veilleurs pourrait être garanti.
Objectif général :
gérer les annonces d’absences de l’équipe de nuit en instaurant un système de garde pour l’Icus et l’Icus adjointe de nuit.
Objectif intermédiaire :
assurer une bonne continuité des soins pour les patients, garantir leur sécurité.
objectifs spécifiques :
garantir un environnement de travail adéquat, garantir un effectif complet de l’équipe de nuit, garantir la qualité des soins et la sécurité des bénéficiaires, améliorer la coordination entre les veilleurs et l'équipe de jour.
La question principale est de savoir comment les soignants de nuit vivent la situation.
Les outils suivant étaient à disposition : l’écoute, les évaluations individuelles et les entretiens informels.
L'Icus, l’Icus adjointe et 5 veilleurs de nuit sont sollicités pour un brainstorming dans le but d'affiner la problématique.
Pourquoi choisir que 5 personnes sur 26 ? Principalement parce qu'au-delà il devient compliqué de réunir les personnes.
Aucune résistance n'est rencontrée du côté du personnel soignants de nuit sollicité, au contraire ils montrent une attente de changement et une envie d’en être partie prenante.
Sept personnes semblent de bonne composition pour une commission : les rencontres ne sont jamais longues, rarement au-delà d’une heure, la participation est bonne, la communication facile.
La méthode QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) et les leviers obstacles sont utilisés en séance.
Ces éléments ont permis le premier jet d’un diagramme Ishikawa, un outil utilisé à ordonner une meilleure visibilité de la problématique.
Les soignants sont unanimes à l'obligation de trouver une solution propre à changer la situation actuelle.
Quatre groupes de collaborateurs concernés ont été identifiés :
1. Veilleurs
2. Infirmiers chefs et Icus d’unités de garde de jour
3. Le service informatique
4. La direction
Dans un premier temps il a été délibérément choisi de travailler avec chaque groupe séparément.
Il a ainsi été confirmé qu'il était plus facile à chacun de s’exprimer au sein de ses semblables.
Le soutien de tous les membres de l’équipe de nuit consultés est acquis.
Le groupe des Icus de garde de jour reste le facteur inconnu.
La direction sera, peut-être, le partenaire le plus difficile à convaincre mais l’objectif final est bien de lui présenter ce projet et obtenir son approbation.
Les premiers travaux ont concerné le groupe des veilleurs et celui du service informatique.
Il était impératif de savoir si les outils informatiques étaient disponibles.
En juin 2009 l’infirmier chef adjoint, le responsable de l’informatique et l'Icus du service de nuit se sont rencontré.
La confirmation qu’en théorie le principe est applicable est tombée ; tous les documents informatisés indispensables à l’organisation de la garde sont accessibles de la clinique et du domicile.
Un problème technique du service général de l’informatique a retardé la mise en place du système en version Beta.
Ce facteur a largement entravé le bon déroulement du processus de mise en place de ce projet de gestion des annonces d'absences.
La première phase du projet terminée, la deuxième phase peut s'engager.
Elle débute par une réunion avec les infirmiers chefs et Icus de garde de jour.
Cette table ronde est organisée afin de cibler les problèmes, les attentes et les propositions.
En fonction de son déroulement il sera peut-être nécessaire d’adapter, diversifier ou écarter des outils à disposition.
D'autres réunion seront peut-être utiles, la question reste ouverte.
Le groupe de travail en place, constitué des sept personnes, présentera son travail et sa réflexion.
Un ou plusieurs infirmiers chef ou Icus de garde de jour y seront peut-être adjoints.
Tous les éléments en commun, l'équipe de jour et l'équipe de nuit collaboreront pour la suite de l’élaboration du projet.
La deuxième phase du projet, la mise à l’essai de l’outil de base, reste tributaires de l’informatique.
Un diagramme de Gantt sera utilisé à aider à la planification et au déroulement des actions.
L'Icus et l’Icus adjointe de l'équipe de nuit sont prêtes à mettre en place un document d’incident utilisable pour la période de test.
Il servira d’indicateur à mettre en évidence, identifier et quantifier les problèmes rencontrés autour des annonces d’absences
Ce document sera rempli par le responsable de nuit.
Un plan de garde 24h/24 sera organisé pour les responsables de nuit.
Un deuxième indicateur sera nécessaire pour évaluer l'efficacité du système ; le planning.
Il montrera l’effectif chaque nuit.
Dès que les documents informatiques seront opérationnels la période test pourra démarrer.
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